Z-Freunde International e.V.

Rechnung per E-Mail ist prima. So brauche ich nur noch archivieren und nicht vorher noch einscannen.

Hallo Jörg,

da hast Du was vor.

Mal eine Frage: Kann man Rechnungen als Duplikat auch im Shop einsehen? Oder hab ich das bislang übersehen?

Bislang gehe ich, wenn ich ehrlich bin, mit meinem Postfach und der Archivierung eher zu sorglos um. Ich rufe lokal per Secure POP3 ab (Mails werden noch 30 Tage auf dem Server gelassen, wegen paralleler Smartphone Nutzung des Postfachs per Secure IMAP). Und ich bemühe mich nach Kräften, mindestens alle 14 Tage die wichtigen Mails nach dem Abruf im Thunderbird auf dem Notebook in Ordner zu sortieren: aber was derzeit an Newsletter Mailflut reinkommt, das verstopft den Posteingang. Und mit den Filtern kommt man auch nicht Recht hinterher. Die Marketingleiter müssen ja alle Nase lang Betreffzeilen ändern und ihre Daseinsberechtigung demonstrieren.

Häufig bin ich tagelang mal ohne Notebook und nur mit Smartphone "unterwegs" - auf den kleinen "Scheißerchen" ist's auch nicht so prall mit der Übersichtlichkeit.

Folge: man verliert den Durchblick. Auch eine nette Mail von Dir von neulich wäre mir fast durch die Lappen gegangen.

Ich hoffe nicht, dass dadurch Deine Rechnungen unter meinem Radar daher fliegen (aus den Augen, aus dem Sinn). Wenn das mit Zahlungserinnerungen auch passiert, dann steht irgendwann der rosarote Hoppelhase vor der Tür und verfolgt mich auf Schritt und Tritt.

Andererseits: 60000 Seiten Papier, das ist natürlich eine Hausnummer. Das reduzieren zu wollen und müssen verstehe ich voll und ganz. Verhindert pralle Ordner und ist ja auch gut für die Umwelt, wenn die Papierflut eingedämmt wird. Für mich war die Papierrechnung nach dem Auspacken immer ein Reminder: Bezahlen!
Das kann ich ja künftig auf den Lieferschein schreiben und den gut sichtbar hinlegen.

Nicht nur Dich als gewerblichen Verkäufer trifft es. Auch uns Hobby-Modellbahner, wenn wir privat wieder verkaufen. Ich fürchte nämlich, wenn ich mal nen Teil meiner umfangreichen Sammlung veräußern möchte, dass ich dann in den Fokus des Fiskus gerate. Zahlungseingänge müssen womöglich belegt werden und begründet werden, ob beim Wiederverkauf Gewinn gemacht wurde - was ich für mich persönlich ausschließen würde. Aber den Nachweis erbringen zu dürfen, das wird kompliziert. Die normale Steuererklärung ist ja schon ein Graus, die geht immer nur auf Belege von vor ein oder zwei Jahren zurück. Anschaffungen im Sektor Modellbahn-Hobby von vor zig Jahren nachzuweisen ... Ui ui ui!

Unser Shop dient nur dem Anbieten von Ware und dem Annehmen von Bestellungen. Danach wird in der Warenwirtschaft weiter gearbeitet. Deshalb gibt es keine Rechnungen im Shop und das sehe ich auch nicht vor... der Aufwand wäre gegenüber dem Nutzen zu groß.

Mailflut? Ich weiss nicht was Du meinst . Newsletter bestelle ich rigoros ab. Auf meinem PC läuft parallel zum Outlook ein Thunderbird, weil der Spamfilter dort über Jahre geschult ist und mich von 99% des Spams befreit.

Meine Firmen-Mailadresse beherbergt als Aufgabenliste nur noch zu bearbeitende Mails, erledigte landen umgehend im Archivordner. Am Tagesende habe ich zwischen 0 und 4 Mails, die noch im Postfach verbleiben. Maileingang sind knappe 100 Mails am Tag.

Meine Privat-Mailadresse wird ähnlich behandelt. Dort gibt es IMAP Zugriff auch über das Handy und eine Ordnerstruktur, damit ich auch in einem Jahr wieder finde bei welchem Stromanbieter ich nun gerade bin und was Vertragsgrundlage ist

Rechnungen landen in einem Ordner auf meinem OneDrive, erledigte und bezahlte in entsprechenden Unterordnern sortiert nach Lieferant.

Ordnung halten ist recht einfach... man muss sich nur einmal dran geben und einen Tag investieren, um eine Grundordnung rein zu bringen. Und dann halt dran bleiben.

P.S.: Ob das Papierrechnungsarchiv und das OneDrive-Archiv überhaupt irgendwann irgendwer noch mal einsehen wird, ist eine ganz andere Frage

P.S. 2: Sammlung verkaufen macht man nicht mit 85 auf einmal und in einem Jahr, sondern beginnt 15 Jahre früher und baut langsam das Leben zurück. So ist zumindest mein Plan... nicht erschrecken, aber ich habe teilweise schon damit begonnen. Man muss für sich reflektieren, was da rum liegt und wahrscheinlich nie mehr angefasst wird. So was kann weg.

Gruß, Jörg

DerT hat geschrieben: Sa 21. Sep 2024, 10:47
Häufig bin ich tagelang mal ohne Notebook und nur mit Smartphone "unterwegs" - auf den kleinen "Scheißerchen" ist's auch nicht so prall mit der Übersichtlichkeit.

Folge: man verliert den Durchblick. Auch eine nette Mail von Dir von neulich wäre mir fast durch die Lappen gegangen.

Ich hoffe nicht, dass dadurch Deine Rechnungen unter meinem Radar daher fliegen (aus den Augen, aus dem Sinn). Wenn das mit Zahlungserinnerungen auch passiert, dann steht irgendwann der rosarote Hoppelhase vor der Tür und verfolgt mich auf Schritt und Tritt.

Das Problem habe ich für mich dadurch gelöst, dass ich Rechnungen im pdf-Format
ausdrucke und in den blauen Rechnungs-Briefkorb lege. Dieser Briefkorb wird regelmässig
auf fällige Rechnungen hin durchgesehen.

Es kann doch auch mal sein, dass man einen Strom-, Internet- oder Rechnerausfall hat. Dann ist
es schwierig an die E-Rechnungen heranzukommen, man verliert den Überblick und es besteht die
Gefahr, dass man in Zahlungsverzug kommt. Deshalb sind mir "Hardware-Lösungen" auch heute noch ganz lieb.

Viele Grüsse

Ha-Jo

@Ha-Jo
Dafür gibt es dann die Cloud. Da kannst Du dann auch vom Handy oder Tablet aus drauf zugreifen.



Wir haben bei uns in der Firma schon vor Jahren auf Rechnung per PDF/Email umgestellt. Die Rechnung wird erstellt und gleichzeitig dem Kunden gemailt. Eine riesige Zeit- und Material-Ersparnis. Und wenn man bedenkt, dass die Meisten einen Tintenstrahldrucker haben, was das an Patronen kostet.

Und wenn Du die Möglichkeit hast, dann wäre ein DIN A5 Packing Slip (Packzettel) ratsam. Kundendaten, RG-Nummer und die Anzahl und Artikelbeschreibung in Kurzform. Zum Beispiel: "1x 88753 Märklin Weiche L" und nicht so ausführlich wie in Deinen Rechnungen, was der Decoder alles kann und wann er Geburtstag hat und so. Spart alles Material. Dein Geldbeutel und die Umwelt werden es Dir danken.


Ich bin nicht in allen Bereichen für die Digitalisierung. Wenn es dann mal kracht, dann viel Spaß. Aber wenn ich früher die ganzen Ordner für die Steuer/Buchhaltung gesehen habe. Und dann erzählen die mir, ich darf keine Plastik-Strohhalme mehr haben. Aber was das Papier an Wasser und Energie kostet, um es herzustellen. Ja ne, ist klar. 

Und noch schlimmer: das Thermopapier. Fährst tanken, kommst in der Firma an, Zettel nicht mehr lesbar. Ausversehen mit irgendwas draufgekommen und nen schwarzen Strich gemalt. Aber ich muss das Ding 10 Jahre aufbewahren. 

Und Frau XYZ beim Bäcker: "Brauchen Sie einen Kassenbon für das eine Brötchen?" - "Nein, ach doch, geben sie mal mit". Und stopft ihn in die Tasche.

Ich fahre schon wieder hoch, ich brauch nen Eierlikör.

Ich hab letztes Jahr privat auf papierloses Büro mit paperless ngx umgestellt. Deine digitale Rechnung erspart mir dann das scannen und wegwerfen der Papierrechnung. Find ich also gut.

Freitag ist Händlertagung bei Märklin in Göppingen. Vorher Werksbesichtigung und Märklineum. Wir wollten Donnerstag anreisen... kann man das Andechser empfehlen oder gibt es einen anderen Ratschlag?

P.S.: Die Bahn hat uns schon angekündigt, dass es ab Stuttgart zum Ausfall unsere ICE kommt. Ich bin mal gespannt was sonst noch so passiert.

Gruß, Jörg

Hallo Jörg,

das/der Andechser ist eine gute Wahl. Meine Tochter nennt es das "Dirndlrestaurant".
Ähnlich wäre noch der "Gerber" (https://gerber-park.de/gastronomie/brauhaus/) in Uhingen neben der B10-Ausfahrt. Je nach dem wo Ihr übernachtet aber mit Autofahren verbunden.
Der Barfüßer (https://www.barfuesser-brauhaus.de/stan ... oeppingen/) nahe dem Göppinger Bahnhof war letztes Jahr mit dem Ansturm der Massen bei den Märklintagen überfordert.
Eis und Tiramisu gibt es bei Pierrot (https://www.eiscafe-pierrot.de/) in der Fußgängerzone etwa in der Mitte zwischen Bahnhof und Marktplatz.

Viele Grüße
Matthias

Wir kommen mit dem Zug... dann schauen wir uns das Andechser mal an...

Freitag werden wir von Märklin beköstigt.

Gruß, Jörg

Ah, dann seid Ihr das:
Matthias