Z-Freunde International e.V.

Hi Tom,
Ich habe bisher auch keine Bestätigung bekommen. Bin aber nur Besucher.

Klaus

RalfJ hat geschrieben: Sa 2. Mai 2026, 16:50 Und wie weit seid ihr

Dann will ich mich mal aus dem Zentrum des Chaos melden; (derzeit im Zug von Altenbeken nach München).
Ein paar völlig unsortierte Dinge der letzten 3 Tage:

jerkel hat geschrieben: Sa 2. Mai 2026, 17:06 Mir fehlt noch die Info zu meiner Standgröße

Die Frage hatte ich so ähnlich schon mal bei einer neuen Mitarbeiterin bei der Gemeinde Altenbeken: "Wissen SIE nicht, was ICH noch von Ihnen brauche?"

Nein, Jörg, wir wissen Deine Standgröße nicht, zumindest nicht genau. Irgendwo hatte ich bei deiner Anmeldung etwas von "flexibel" gehört - ja, das können wir fest zusagen .

Nicht nur bei den Standgrößen ist gerade alles im Fluss, auch bei der Ausstellerliste. Diese Woche halten sich die Absagen wg. Krankheit etc und super spontane Anmeldungen ("habe ganz vergessen, dass schon wieder...." ) ziemlich die Waage.
Vermutlich werden sich in den nächsten Tagen noch einige anmelden, die den Veranstaltungshinweis über den BDEF oder anderswo gesehen haben - same procedure as every year...
Absagen von Leuten, die gar nicht gemeldet waren (s.o.), sind eher selten, dafür hat einer sich 2x angemeldet - immerhin bis auf das Datum mit ansonsten fast identischen Daten und zusätzlich dann dem Anruf, dass ihm gerade eingefallen ist, dass er das wohl doch schon mal geschickt hat.
Wir werden alle nicht jünger

Auch der erste Anruf, ob ich weiß, ob derjenige ein Essen bestellt hat, kam heute bereits - das wird in den nächsten Tagen erfahrungsgemäß noch mehr; anrufen geht eben schneller, als selbst nachschauen, was man denn abgeschickt hat.

Einer wollte gestern noch telefonisch einen Platz fürs Buffet am Donnerstag reservieren (da sitzt er dann allein bei Böhler und muss evtl seeehr lange aufs Essen warten, da normalerweise donnerstags Ruhetag).

Ich hatte mir das Datum der Anmeldefrist als ENDE der Anmeldungen vorgestellt und nicht als Erinnerung daran, dass man sich jetzt vielleicht doch irgendwann mal kümmern sollte...
Ich habe einem dieser telefonischen Kurzfrist-Anmelder am Telefon gesagt, dass es nicht schlimm sei, dass er die Anmeldefrist versäumt habe - wir würden ihn dann für 2028 berücksichtigen. Okay, der kennt mich seit 30 Jahren; da traue ich mich, das zu sagen - wirklich zufrieden war er dennoch nicht. Also wieder einer mehr...

Dass jemand zwingend einen Stand neben jemandem möchte, der gar nicht angemeldet ist, passt da ganz gut in die Reihe.
Anmeldung per WhatsApp an eine Nummer eines der Organisatoren - warum nicht? Es wäre ja zu einfach, wenn alle, die ins Altenbeken-Postfach schauen können, gleich etwas von der Anmeldung wüssten.

Chaos auf unserer Seite:
Tischgrõßen? Immer noch keine Ahnung und davon jede Menge...
Es gab ja immer 4 Typen Tische in 3 Größen (1x ohne Standbeine). 2024 fehlten davon ca. 20 %. Seit April gibt es eine neue Zuständige beim Hallenbauverein, wir haben erstmals seit Beginn der Z-Weekends einen schriftlichen Mietvertrag! Dazu hatte ich die benötigten Tische nach Anzahl und Größe wie 2022 angefragt und um Bestätigung gebeten. Schriftlich habe ich nur, dass wir alle bekommen, die vorhanden sind. Wieviele das sind, wusste man auch bei der nächsten Nachfrage nicht. "Es wird auf jeden Fall dieses Mal ausreichen". Na dann...

Gleichzeitig habe ich die Aussage vom Hallenwart, dass seit unserer Veranstaltung in 2024 nichts an Tischen dazu gekommen ist - wir müssen also wieder aus allen möglichen Räumen die Tische einsammeln, nehmen allerdings dieses Mal noch eine zusätzliche Notreserve an Klapptischen selber mit. Die Größe der einzusammelnden Tische wird mir "definitiv" bis Mitte dieser Woche übermittelt (ja, ich weiß, dass die Woche schon fast zuende ist).

Die neuen Richtlinien der Halle und somit der Mietvertrag schreiben zwingend einen bestimmten Caterer vor - der aber meint, das gelte für uns nicht. Wir haben das jetzt wieder so geregelt wie bis 2022. Im Jahr 2024 gab es ja eigentlich gar nichts, nur 300 spontan am Abend vorher organisierte belegte Brötchen. Das sollte jetzt organisierter ablaufen...

Kaffee wird's wohl geben; aber keinen Kuchen. Der vorgeschriebene Lieferant weigert sich wegen fehlender Planbarkeit der Besucherzahlen - Schätzung reicht ihm nicht. "Solche Veranstaltungen beliefere ich grundsätzlich nicht mehr, muss sonst die Hälfte hinterher wegwerfen".
(Vielleicht stellen wir beim nächsten Mal auf EPA um, da gibt's wenigstens kein Problem mit der Haltbarkeit...)
Woanders etwas Essbares zu beschaffen, ist mir schriftlich untersagt.
Ausnahme auch hier wieder das Schnitzelessen (Do und Fr.); das gibt's wie gewohnt in der Schützenklause (im UG der Halle) von jemand, der oben in der Halle nichts verkaufen darf.... .
Also wieder alles gaaanz einfach.
(angefragt hatte ich, wie in der Preisliste der Halle angegeben, "Catering komplett über den Hallenverein")

Emails?
Unser Postfach kompensiert gerade die vergangenen Fehler durch entgegengesetzte: Mails werden offensichtlich gesendet (mit Antworten von Empfängern), sind allerdings dann völlig aus unserem Postfach verschwunden (weder "Entwurf", "Postausgang" noch gar "Gesendet"-Ordner - auch nicht im Papierkorb...) .
Mails an einzelne Empfänger, zumindest als Antwort, funktionieren meist, an mehrere auf einmal eher nicht...

Schade, dass wir kein Fax mehr haben.

Wie man sieht, läuft also alles wieder wie gewohnt. ...

Ernsthaft:

Scheut Euch nicht, trotz meiner Schreiberei hier, Sylvester oder mich direkt anzurufen, wenn etwas unklar ist!


Ach ja, ich habe heute viele Flyer und auch einige Plakate in Altenbeken verteilt - nicht, dass die Anwohner wieder völlig überrascht sind, was denn da los ist.

RalfJ hat geschrieben: Sa 2. Mai 2026, 16:50
Freue mich auf das Treffen

JAAA, ich auch!!!

Hallo,
Alex, du und alle anderen Organisatoren habt mein volles Mitgefühl, unter solchen Randbedingungen ist das Organisieren eine einzige Strafe. Ich kenne das etwas, weil ich schon viel organisieren musste und weiß, was alles schief gehen kann. (Murphis Gesetz lässt grüßen).

Ich freue mich (trotzdem) wie Hulle auf meinen ersten Besuch in Altenbeken. Peinlicherweise habe ich auch eine Frage, aber die kann mir wahrscheinlich jeder beantworten, der schon mal dabei war.
Ich habe mich (nur als Besucher, ich stelle nichts aus) per Mail für beide Abende angemeldet. Kann man auch als Nicht-Aussteller am Fr Abend dabei sein? Und ab wann geht das Freitagsabends los? Ich hab‘ wie wohl die meisten ne lange Anfahrt und kann dann besser planen.


Gruß, Nils

Erinnert mich irgendwie an Modellbahnbörse in den 80ern. Am Vorabend türkische Hochzeit. Die Halle nicht aufgeräumt, alles noch da. Niemand hat einen Schlüssel. In einer Stunde kommen die Händler, die nicht früher auf der Matte stehen und in zwei Stunden die Besucher. Die raumhohe Trennwand ist noch nicht abgebaut, 80 Tische und Stühle sind zu stellen und zu kennzeichnen und der Wirt liegt noch in den Federn...

Axel H., zur Not machst Du das Treffen wieder virtuell wie zu Corona-Zeiten!

Nils Opitz hat geschrieben: Sa 2. Mai 2026, 21:44 Hallo,
Alex, du und alle anderen Organisatoren habt mein volles Mitgefühl, unter solchen Randbedingungen ist das Organisieren eine einzige Strafe.

Das ist doch keine Strafe, es ist das normale Chaos wie fast immer um diese Zeit und wie es auch in vielen Jobs normal ist. Alles andere wäre seeehr ungewöhnlich.
Ich weiß auch jetzt schon ziemlich sicher, welcher Aussteller sich wann beschweren wird (auch so eine Routine). Die Personen sind jedes Jahr dieselben, nur die Gründe bzw Anlässe sind immer unterschiedlich - ich bin schon ganz gespannt
Anders, als es im Job war, kann ich mir aber einbilden, dass ich das ja freiwillig mache und jederzeit auch bleiben lassen könnte.

DiRo hat geschrieben: Sa 2. Mai 2026, 21:55 Axel H., zur Not machst Du das Treffen wieder virtuell wie zu Corona-Zeiten!

Ganz bestimmt, seit der Zeit habe ich meine grauen Haare.

Erst einmal Veranstaltung komplett durchplanen, alles bestellen, dann alles wieder abbestellen bzw. zurückschicken... und dann noch im Alleingang innerhalb einer Woche alle virtuellen Beiträge einsammeln, bearbeiten, sortieren, möglichst zeitgleich freischalten, ... In der vorletzten Nacht war sogar noch Zeit für fast 3 Std Schlaf, die letzte Nacht habe ich aus dem Gedächtnis gestrichen

und dann kam 5 Minuten nach der virtuellen Hallenöffnung die Beschwerde des Einzigen, dessen Beitrag ich nicht rechtzeitig hochladen konnte, weil da in Chemnitz das Internet zu langsam war...

Brauche ich nicht wieder - aber ich glaube, wir alle versuchen, diese Zeit - so gut es geht - zu verdrängen.

Nöö, im Moment läuft es eigentlich so normal wie immer um diese Zeit - das passt schon.

Kleine Ergänzung:
weder heiße ich "Alex" noch heißt der Ort "Altenbecken".
Bei korrekter Rechtschreibung, also "Axel" bzw. "Altenbeken" , kommen auch Mails an mich persönlich bzw. an die Anmeldeadresse an.

Nils Opitz hat geschrieben: Sa 2. Mai 2026, 21:44 Kann man auch als Nicht-Aussteller am Fr Abend dabei sein? Und ab wann geht das Freitagsabends los? Ich hab‘ wie wohl die meisten ne lange Anfahrt und kann dann besser planen.

Nils, wir haben zugesichert, dass für Besucher die Halle erst ab Samstag geöffnet wird, Do + Fr sind Aufbautage nur für Aussteller und Presse. Sonst wäre der Freitag ein Ausstellungstag, für den die Halle von uns voll zu bezahlen ist. Das ist auch im Mietvertrag so geregelt, wenngleich es wohl niemand vom Hallenverein kontrollieren wird - wir sollen dies aber sicherstellen.

Es macht wohl auch keinen Sinn, nur wegen des Schnitzelessens extra zur Halle zu fahren. Mach es dir doch in dem Hotel, in dem du nächtigst, gemütlich. Da sind bestimmt auch andere Besucher und die Auswahl an Essen wird auch größer sein....

Alternativ erkläre ich den Freitag zum Ausstellungstag und du müsstest dann einen vierstelligen Betrag fürs Schnitzel zahlen

Danke, Axel. Das wollte ich wissen, ich hatte das bisher nirgends so gelesen.
Freue mich und stelle fest, dass deine Einstellung goldrichtig ist, denn sonst würde man in der Tat verrückt…

Gruß
Nils

Axel Hempelmann hat geschrieben: Sa 2. Mai 2026, 20:58

RalfJ hat geschrieben: Sa 2. Mai 2026, 16:50 Und wie weit seid ihr

Dann will ich mich mal aus dem Zentrum des Chaos melden; (derzeit im Zug von Altenbeken nach München).
Ein paar völlig unsortierte Dinge der letzten 3 Tage:

Die neuen Richtlinien der Halle und somit der Mietvertrag schreiben zwingend einen bestimmten Caterer vor - der aber meint, das gelte für uns nicht.

Kaffee wird's wohl geben; aber keinen Kuchen. Der vorgeschriebene Lieferant weigert sich wegen fehlender Planbarkeit der Besucherzahlen - Schätzung reicht ihm nicht. "Solche Veranstaltungen beliefere ich grundsätzlich nicht mehr, muss sonst die Hälfte hinterher wegwerfen".

Hoch lebe die Vetternwirtschaft und Korruption in Deutschland.

Z-Bernd hat geschrieben: So 3. Mai 2026, 00:08
Hoch lebe die Vetternwirtschaft und Korruption in Deutschland.

Naja, Altenbeken ist eine ganz kleine Gemeinde, da kennt jeder jeden seit ewigen Zeiten und die Halle wird von einem Verein geführt, für den das noch mehr gilt.
Gerade dadurch wird manches aber überhaupt erst möglich, was bei einer großen Messegesellschaft schwierig bis gar nicht geht - von den Preisen mal ganz abgesehen.

Ich bin jedenfalls froh, dass Michael vor vielen Jahren gerade die Eggelandhalle in Altenbeken für uns ausgesucht hat. Inzwischen sind wohl auch wir schon als mehrfacher Wiederholungstäter zu einem Teil dieses Netzwerks geworden. 2024 war ja - nach dem plötzlichen Tod des Vorgängers - der neue Hallenwart ohne irgendeine Übergabe erstmals unmittelbar vor der Veranstaltung gemeinsam mit uns in der für ihn völlig neuen Halle. Da konnten wir uns gegenseitig hervorragend unterstützen; so haben Aussteller und Publikum dann nur einen Bruchteil der damaligen Probleme überhaupt mitbekommen.

Auch dieses Jahr hat sich die bisherige gute Zusammenarbeit für uns bereits ausgezahlt:
mit den beiden neuen Verantwortlichen im Hallenverein (die Vorgängerin ist nun im Ruhestand), war es auch dieses Jahr wieder möglich, die vom Verein beschlossene fixe Preisliste - nun ja, sagen wir mal "etwas anders zu interpretieren", als sie sich auf den ersten Blick darstellt

Im Übrigen handelt es sich bei der Geschichte mit dem Catering nicht um Vetternwirtschaft, sondern eher um einen langjährigen Zwist unter Geschwistern - das soll uns aber egal sein; bisher gab es für alles eine Lösung...